Renginių ar susitikimų planavimo bendrovės vadovauja ir koordinuoja strategines ir logistines priemones, būtinas veiksmingam renginių organizavimui. Renginių planavimas apima renginio biudžeto planavimą, pagrindinės datos parinkimą ir atsarginių datų numatymą, renginio vietos išrinkimą ir rezervavimą, leidimų (alkoholiui, draudimo licencijos ir kt.) gavimą ir dalyvių transportavimo bei automobilių stovėjimo organizavimą.

Renginių planuotojai taip pat išrenka renginio temą, įrengia garso sistemas, organizuoja ir prižiūri renginio vietos, atitinkančios parinktą temą, apstatymą ir dekoracijas. Klientams nereikia rūpintis staliukais, kėdėmis ir tentais, renginio personalo ir apsaugos organizavimu, maisto ir gėrimų išrinkimu, policijos pagalbos užtikrinimu, atitiktimi priešgaisrinės apsaugos reikalavimams, transportuojamų tualetų pastatymu, automobilių stovėjimo vietomis, evakuacijos planais, sveikatos priežiūros specialistų pagalba ir aplinkos sutvarkymu po renginio.

Renginių planavimas turi prasidėti nuo svarbiausio žingsnio – pagrindinio tikslo nustatymo – ar tai bus vestuvės, bendrovės darbuotojų susitikimas, festivalis, studijų baigimo ceremonija, ar koks nors kitas renginys. Tiksliai nustačius renginio paskirtį, planuotojas gali pradėti įgyvendinti konkrečius veiksmus, kurie būtų tinkami renginio paskirčiai. Renginio planuotojas turi parinkti pramogas, vietą, sudaryti svečių sąrašą, išrinkti garso sistemą, maistą, išspręsti svečių susodinimo klausimą ir sugalvoti renginio temą. Renginio vieta priklauso nuo renginio rūšies, tačiau populiariausios vietos yra viešbučiai, konferencijų centrai ir salės.

Norint, kad kiekvienas renginys būtų sėkmingas, planuotojas privalo protingai susiplanuoti savo laiką ir teisingai numatyti kiekvieno renginio paruošimui reikalingą laiką.

Subalansuota renginio vadyba yra sudėtingas ir būtinas procesas, kurio metu planuojamas konkrečią paskirtį turintis renginys aplinkos, ekonomikos ar socialine tematika. Visuose renginio organizavimo etapuose turi būti nuosekliai taikomi atitinkami principai. Norint atsakingai pasiruošti renginiui, jo vadyba turi būti subalansuota. Renginio planavimo procese turi dalyvauti visi pagrindiniai dalyviai: klientai, organizatoriai, susirinkimo vietos savininkai, subrangovai ir tiekėjai.

Renginių planavimas Lietuvos rinkoje yra labai konkurencinga sritis. Nors tokias paslaugas teikiančių bendrovių yra daug, pakankamos patirties šioje srityje turi ne visos. Beveik visos profesionalias susirinkimų planavimo paslaugas teikiančios Lietuvos bendrovės yra dar naujos ir teikia tik bazines paslaugas. Nors susirinkimų planavimo bendrovės gali pasiūlyti labai profesionalias paslaugas, tačiau kiekvienas turėtų būti labai atsargus ir, remdamasis paslaugų teikėjų patirtimi bei klientų atsiliepimais, stengtis priimti tinkamą sprendimą.